Zaman bizim en değerli ama aynı zamanda kıymetini en az bildiğimiz varlığımız. Çoğu zaman bu varlığımızı o kadar boş yere heba ediyoruz ki suçluluk duygularımızın büyük çoğunluğuna da bu temel oluşturuyor. Hatta hayattaki başarımızın, verimliliğimizin de en büyük ölçütlerinden biri zaman ve onu nasıl kullandığımız. Bu yazıda zamanımızı daha iyi yönetebilmek için size iki önemli zaman yönetim tekniğinden bahsetmek istiyorum. Bunlardan birisi Eisenhower Matrisi, diğeri de Pomodoro Tekniği.

 

Eisenhower Matrisi

ABD eski başkanı Dwight David Eisenhower’ın geliştirdiği bu matris, bir koordinat sistemini “acil, acil değil” ve “önemli, önemli değil” olmak üzere 4 çeyreğe bölerek, yapılması gereken işlerin bu şekilde kategorilendirilmesi ve buna göre önceliklendirilmesinden ibaret.

Zaman yönetiminde öncelik sırası, en önemli konulardan biridir. Eğer önceliklerimizi iyi belirlemezsek ya birden fazla işle aynı anda uğraşırız ya da bir işle uğraşırken aklımız diğer işlerde kaldığı için gerekli motivasyonu sağlayamayız. Elbette bu da bize verimsizlik olarak geri dönecektir. Bu yüzden bir kâğıda bu 4 bölümden oluşan matrisimizi çizdikten sonra işlerimizi bu ölçütlere göre kutucuklara yazıyoruz.

 

1. Acil ve Önemli: Hemen çözülmesi gereken, diğer bütün işlerimizi etkileyecek işlerdir. Diğer her işi bırakıp bunları hemen yapmalıyız.
2. Acil Değil ve Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratacak uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge. Fırsat buldukça zamanınızı buna ayırmaya çalışın.
3. Önemli Değil ama Acil: Bunlar genelde sizin belirlemediğiniz, size devredilen işlerdir. Gelen E-postaları cevaplama, işyerinde sizden istenen işler vs. bu sınıfa girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin. Yapamıyorsanız da biriktirip uygun bir anda toplu olarak yapabilirsiniz.
4. Önemli Değil ve Acil değil: Yapsanız iyi olacak ama yapmasanız da olacak işlerdir. Hayatınızda çok fark yaratmazlar. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız bu işleri direkt es geçebilirsiniz.

 

Pomodoro Tekniği

İtalyanca domates anlamına gelen Pomodoro tekniği 1980’lerde Francesco Cirillo adlı biri tarafından geliştirilmiş ve verimli çalışmakta sıkıntı çeken birçok insanın imdadına yetişmiş.  Tekniğin işleyişi oldukça basit. 25 dakikalık kısa bir çalışma seansı ve arkasından 5 dakikalık minik bir mola. Çalışma ve moladan oluşan bu 30 dakikalık süreç bir Pomodoro’ya denk geliyor. Toplamda 4 Pomodoro’yu tamamladığınızda, yani 2 saat sonunda 25-30 dakikalık daha uzun bir molayı hak etmiş oluyorsunuz. Genelde bir günde 8-16 Pomodoro tamamlamak ideal sayılıyor. Bu da günlük 4-8 saat arası çalışmaya tekabül ediyor. Elbette Pomodoro sayısını ihtiyacınız olan çalışmaya göre, kendiniz belirleyebilirsiniz.

Ancak tabii ki iş bu kadar basit değil. Bu tekniğin olmazsa olmaz bası kilit noktaları var. Şimdi bunlara değinelim:

• 25 dakikalık seanslar boyunca sadece yaptığınız işle ilgilenmeli ve başka bir şeyin dikkatinizi dağıtmasına izin vermemelisiniz. Telefonunuzu sessize alın, Facebook’u aklınızdan çıkarın, su içmeye hatta tuvalete bile kalkmayın. Enstrümantal müzikler dışında şarkı bile dinlemeyin. 25 dakikadan önce işinizi bitirseniz bile seansı bırakmayın, genel bir tekrar yapın.
• Aynı şekilde 5 dakikalık molalarınızda yaptığınız işle ilgili bir şey düşünmeyin. Sadece kafanızı dağıtın. Bir arkadaşınızla kısa bir sohbet edebilir ya da kendinize bir kahve hazırlayabilirsiniz. Ya da belki bir şarkı. Ancak 5 dakika bittiğinde yarım kalacak ya da aklınızın takılacağı bir şeyle ilgilenmenizi önermiyorum. Örneğin bir kitaba ya da filme başlamayın.
• Haftalık bir plan hazırlayın ve yaptığınız işe göre günde kaç Pomodoro’nun size uygun olduğunu belirleyin. Ne çok yorucu ne de potansiyelinizin altında olanı seçin. Size en ideal olanı uygulayın.
• Seanslarınız sizden ya da dış etkenlerden kaynaklı olarak bir şekilde bölünürse plan kâğıdınıza bunları not alın. Bir sonraki planlarınızda bu bölünmeleri minimize etmeye çalışın.

Aslında bu iki teknikle beraber uygulamaya koymanız gereken çok önemli bir davranış modeli var. O da ertelememek. Yapılacakları erteleme alışkanlığından bir an önce vazgeçin. Bir işi yapmaya başlamak için motive olmayı beklemeyin. Hemen yapın. Eğer bunu alışkanlık haline getirirseniz ve bu iki tekniği de hakkıyla uygularsanız başarının nasıl geldiğini gözlerinizle göreceksiniz.

Son olarak oldukça popüler Pomodoro yönelik olarak hazırlanmış yardımcı web siteleri ve uygulamaları paylaşmak istiyorum.

 

lanes: Bu internet sitesi yapılacaklar listesi hazırlamanızı ve haftalık planlar yapmanızı sağlıyor. Üstelik Pomodoro zamanlayıcısı da mevcut, böylece çalışmalarınızın takibini çok kolay bir şekilde yapabiliyorsunuz.

pomotodo: Hem iOS, hem de android üzerinde bulunabilen bu uygulama da bu tekniğe özel olarak hazırlanmış.

coldturkey: “İyi güzel de ben internetten uzak kalamam, illa ki bir şekilde gözüm kayar, aklım gider” diyorsanız bu uygulama da size göre. İnternet sitelerini belli bir süre boyunca tamamen engelliyor ve çalışmanızın bölünmemesini sağlıyor.

 

Kaynaklar:

http://www.beyhanbudak.com.tr/iki-mukemmel-zaman-yonetimi-teknigi-eisenhower-matrisi-ve-pomodoro.html

https://onedio.com/haber/11-madde-ile-verimli-calisamama-derdini-sonsuza-kadar-bitiren-pomodoro-teknigi-628834

https://eksisozluk.com/eisenhower-matrisi–3919224?focusto=35186097

Etkili İnsanların 7 Alışkanlığı / Yazar: Stephen R. Covey